Rédiger des factures

Vous venez de vous lancer dans l'entrepreneuriat et vous êtes prêt à envoyer votre première facture. Selon les accords que vous avez conclus avec votre client, vous le ferez avant ou après la livraison de vos services ou produits. Il est évidemment important que vous établissiez une facture claire et correcte. Mais quelles sont les informations nécessaires ? Et existe-t-il des outils pratiques pour établir une facture ? Dans cet article, nous vous expliquons comment établir une facture et ce dont vous avez besoin pour le faire.

Rédiger une facture complète : toutes les informations requises

Le Service Fédéral Finances (SPF) a défini un certain nombre d'exigences auxquelles une facture doit répondre. Veillez à disposer de ces informations et, le cas échéant, à les demander à votre client.

• Le mot « facture » doit être mentionné
• La date de la facture
• Le numéro de la facture
• Le nom et l’adresse de votre entreprise
• Votre numéro de TVA
• Votre numéro d’entreprise
• Votre numéro de compte bancaire
• Le nom et l'adresse de l'entreprise de votre client
• Le numéro de TVA de votre client, s'il est assujetti à la TVA (exceptions : professions libérales et institutions du secteur social)
• Date de livraison des produits ou services ou date de paiement anticipé
• Description et quantité des produits ou services livrés + prix
• Le montant total hors TVA
• Le taux de TVA appliqué
• Le montant total de la TVA facturée

Outre ces mentions obligatoires, il est également très courant d'indiquer un délai de paiement sur une facture. Vos clients ont-ils chacun leur propre numéro de client ? Dans ce cas, cette information peut également être ajoutée sur la facture. Mentionnez également les éventuels frais de déplacement et d'expédition et incluez-les dans le montant total.

Conception d'une facture

Pour créer votre propre facture, il est utile de concevoir un modèle. L'avantage est que vous ne devez créer la facture qu'une seule fois. Ce modèle sert de base, de sorte qu'il suffit de modifier certains détails lors de la création d'une nouvelle facture. Cela permet non seulement de gagner beaucoup de temps, mais aussi de réduire les risques d'erreurs lors de la saisie des données obligatoires.

Création de factures à l'aide d'un programme de comptabilité

Les programmes de comptabilité sont un moyen courant d'envoyer des factures. Comme ces programmes peuvent également vous décharger d'autres tâches comptables, ces logiciels sont très utiles tant pour les grandes entreprises que pour les petits indépendants.

Avec un programme de comptabilité comme Exact Online, Moneybird ou DigitaleFactuur, vous créez une facture sans avoir à vous préoccuper de sa conception. Choisissez l'un des modèles proposés et adaptez-le à vos besoins. Pensez au logo de votre entreprise, aux couleurs, aux polices, à la mise en page et aux données qui doivent figurer sur la facture.

Conception de factures à l'aide d'un site web ou d'un logiciel

Une autre façon de rédiger des factures est à l’aide de Canva ou d’Adobe Express. Vous pouvez y choisir parmi une variété de modèles gratuits ou payants que vous pouvez entièrement personnaliser. Les logiciels tels que Microsoft Word et Excel sont également des outils courants pour concevoir une facture. Ces programmes proposent toutes sortes de modèles que vous pouvez choisir et personnaliser à votre guise. Vous disposerez ainsi d'un modèle de facture en un rien de temps. Évidemment, vous pouvez également utiliser ces sites web et ces applications pour concevoir votre facture sans modèle. Vous avez un appareil Apple ? Dans ce cas, vous pouvez également utiliser Pages ou Numbers pour créer une facture.

Que vous choisissiez d'établir une facture via un programme comptable, un site web ou un logiciel, il est important que votre facture corresponde au style de votre entreprise et qu'elle contienne les informations obligatoires. Veillez également à ce que la facture soit claire et professionnelle.

Envoi d'une facture

Lorsque vous avez terminé un travail, envoyez la facture au plus tard le 15e jour du mois suivant. Par exemple, si vous avez terminé un travail le 10 février, envoyez votre facture au plus tard le 15 mars de l'une des manières suivantes :

• Par e-mail : de nombreuses entreprises envoient leurs factures par e-mail. Cette méthode est rapide, facile, bon marché et écologique. L'inconvénient est que la facture peut se retrouver dans le dossier spam de votre client. En outre, des études montrent que la facturation numérique nécessite des rappels de paiement plus fréquents. Par conséquent, le travail de suivi, tel que l'appel des clients ou l'envoi de rappels, entraîne souvent des coûts élevés.
• Par la poste : une facture envoyée par la poste est tangible et votre client peut la conserver dans un dossier de stockage. Des études ont montré que les clients paient plus rapidement une facture physique qu'une version numérique.
• Via un programme de comptabilité : l'un des grands avantages de cette méthode est que le programme vous décharge du travail d'envoi, et éventuellement de la préparation d'un courrier électronique. Vous envoyez donc chaque facture facilement et rapidement. Bien sûr, ce type de programme comptable est souvent payant, ce qui entraîne parfois des coûts élevés.

Nous vous recommandons d'envoyer vos factures par la poste. La meilleure façon de les imprimer est d'utiliser une imprimante laser. Avec ce type d'imprimante, les coûts d'impression par page sont beaucoup moins élevés qu'avec une imprimante à jet d'encre. Pour économiser encore plus d'argent, commandez en même temps des toners de notre marque distributeur 123encre ! Nos toners sont entièrement remplis et durent plus longtemps, ce qui vous permet d'imprimer plus de documents. Avec le papier d'impression 123encre vous économiserez facilement sur vos coûts d'impression.

Conservation obligatoire des factures

En tant que chef d'entreprise, vous êtes tenu de conserver correctement les factures que vous envoyez et recevez. Vous avez une obligation légale de conservation de dix ans. L'obligation de conservation s'applique aussi bien aux entreprises qu'aux indépendants. Vous pouvez décider de conserver les factures physiquement ou numériquement. Toutefois, la facture originale doit être conservée intégralement et correctement. En effet, il est possible que le service public fédéral Finances vienne contrôler vos archives. Si des factures manquent ou sont peu lisibles, vous ne respectez pas l'obligation de conservation. L'administration fiscale peut alors vous infliger une amende. Dans les cas les plus graves, vous pouvez même faire l'objet de poursuites pénales.

Outre le fait que vous êtes tenu de le faire, il est bien sûr aussi pratique pour vous que vos documents financiers soient en ordre. Conservez donc vos factures et autres formulaires commerciaux en toute sécurité dans des classeurs. C'est pratique pour archiver vos documents et les retrouver rapidement.